Dataskyddsförordningen GDPR

Information om hur AB Hedemorabostäder hanterar dina personuppgifter

Information om behandling av personuppgifter

Denna information om hur vi behandlar personuppgifter gäller för dig som ansöker om bostad hos oss eller som bor i någon av våra bostäder, antingen som kontraktsinnehavare eller medboende. Den gäller även en tid efter att din tid som kund hos oss har upphört. Informationen gäller även för dig som ansöker om att hyra eller som hyr lokal, förråd, p-plats eller garage antingen som kontraktsinnehavare eller som kontaktperson. Den gäller även för ställföreträdare för någon/något enligt ovan.

Din integritet är viktig för oss och det är viktigt att du känner dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till oss. Vi vill därför att du läser vidare för att få veta mer.

All behandling av personuppgifter sker enligt gällande lagstiftning. Det innebär att vi skyddar dina personuppgifter med nödvändiga åtgärder och att du alltid har rätt att kontakta oss för att få reda på vilka personuppgifter vi har sparade om dig. Det kan handla om personuppgifter du lämnar i blanketter, e-post, e-tjänster, vid personliga kontakter med oss eller de uppgifter om dig som vi fått på annat sätt. Du kan läsa mer om dina rättigheter i denna information samt besöka www.datainspektionen.se för ytterligare information om personuppgiftsbehandling. Du ska kunna känna dig trygg med hur vi behandlar dina personuppgifter.

Har du några frågor om vår behandling av personuppgifter är du alltid välkommen att kontakta vår eller Hedemora kommuns kundtjänst!

Vad är en personuppgift och vad menas med behandling?

Personuppgifter är all slags information som kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Det kan till exempel vara ditt namn, adress, personnummer, telefonnummer eller e-postadresser som direkt eller indirekt visar vem du är. Med behandling av personuppgifter menas en åtgärd eller kombination av åtgärder med personuppgifter oberoende av om de utförts automatiserat eller inte. Till exempel när vi handlägger ärenden som rör enskilda, kommunicerar i e-post eller lagrar dokument med personuppgifter.

Personuppgiftsansvarig

AB Hedemorabostäder, organisationsnummer 556052-1824, är personuppgiftsansvarig för behandling av dina personuppgifter som vi gör själva eller annat företag gör på vårt uppdrag. Personuppgiftsansvarig ansvarar för att behandlingen av dina personuppgifter sker på ett lagligt sätt.

Kontaktuppgifter:

AB Hedemorabostäder
Box 76
776 22  HEDEMORA

Besöksadress: Åkargatan 1 i Hedemora

E-post: info@hedemorabostader.se

Tel: 0225-343 00 (växel)

Hemsida: www.hedemorabostader.se

Dataskyddsombud

Du kan kontakta dataskyddsombudet, om du har synpunkter som du vill att dataskyddsombudet ska få kännedom om i frågor som gäller behandlingen av dina personuppgifter och dina rättigheter gentemot den personuppgiftsansvarige. Dataskyddsombudet ska bl a övervaka och kontrollera efterlevnaden av dataskyddslagstiftningen i AB Hedemorabostäder och samarbeta med och vara kontaktpunkt för tillsynsmyndigheten Datainspektionen.

Dataskyddsombudet Ann-Christine Östlund Bäckehag nås på
E-post:  dataskyddsombud@hedemora.se
Telefon: 0225-341 72
Postadress: Hedemora kommun, Box 201, 776 28  HEDEMORA

Vad gör vi med informationen?

Den information om dig som du lämnar eller vi samlar in om dig i samband med att du söker bostad, förråd, p-plats, garage eller lokal och senare tecknar hyresavtal, är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra våra åtaganden enligt lag och/eller gentemot dig. Det kan gälla hyresaviseringar, hyresförhandlingar, felanmälan, information till dig som hyresgäst och annat som hör till den löpande förvaltningen.

När du ställer dig i vår kö för bostad, lokal, p-plats, garage, förråd eller vid byte av bostad/lokal

Under kötiden samlar vi in och behandlar dina personuppgifter för att administrera din ansökan/intresseanmälan. Det gör vi för att vi har ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter. Uppgifterna ligger kvar så länge du står i vår kö. Om du inte önskar stå kvar i kön kan du begära att vi rensar bort och raderar dina personuppgifter. Personuppgifterna kan även komma att användas för vår egen marknadsföring. Rättslig grund för det är berättigat intresse. Även vid ansökan om byte behandlar vi dina personuppgifter med stöd av berättigat intresse. Bestämmelserna om och förutsättningarna för bostads- eller lokalbyte regleras i särskild lagstiftning.

Med berättigat intresse med intresseavvägning menas att vårt berättigade intresse väger tyngre än ditt intresse av skydd för dina personuppgifter och behandlingen är nödvändig för det aktuella ändamålet/syftet.

Kategorier av personuppgifter som är aktuella är namn, personnummer, adress, e-post, telefonnummer.

När du erbjuds en bostad hos oss

När du blir erbjuden en bostad hos oss behöver vi behandla fler uppgifter om dig. Då behöver vi till exempel uppgifter om din ekonomi, om din anställning och hur du skött tidigare boenden och hyresinbetalningar. Det innebär att vi gör en kreditupplysning, hämtar uppgifter från inkassobolag och Kronofogdemyndigheten och behandlar anställningsintyg, andra intyg och uppgifter från referenspersoner du lämnar till oss. Om du har förvaltare eller godman behöver vi behandla de uppgifterna. Om du erbjuds ett särskilt boende eller gruppboende kommer vi att hämta in beslut från omsorgsnämnden (socialnämnden).

Utöver ovan nämnda kategorier av personuppgifter är följande aktuella: namn, personnummer, adress, e-post, telefonnummer, belastningsinformation, användaruppgifter från Mina sidor (endast redan registrerade kunder hos bolaget).

Under hyresförhållandet

När du blir kund hos oss och får ett hyresavtal behandlar vi dina personuppgifter för att kunna fullgöra och administrera våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart. Under hyresförhållandet behandlar vi till exempel dina personuppgifter när vi skickar ut hyresavier och hanterar dina betalningar, när vi inhämtar uppgifter om förbrukning av el och/eller vatten/värme, när vi hyresförhandlar, har kontakter i samband med löpande förvaltning och underhåll av fastigheten och när vi skickar information till dig som du behöver.

Vi kan också behöva uppdatera dina personuppgifter mot offentliga register för att säkerställa att de är korrekta. Om du har skyddade personuppgifter kommer vi att hantera dina uppgifter enligt våra rutiner för sådana.

Vi behandlar också dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra tjänster och service till dig, t ex tjänsten Mina Sidor, samt för att marknadsföra oss och våra tjänster. Denna behandling är nödvändig för vårt berättigade intresse att utveckla, förbättra och sälja produkter och tjänster och behålla en god kundkontakt med dig. Dina personuppgifter kommer också att behandlas så att andra företag kan marknadsföra sina produkter som du kan ha nytta av i samband med hyresförhållandet. Sådan marknadsföring kan avse bredbandsbolag, försäkringsbolag och elbolag.

Vi behandlar också dina personuppgifter när det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk. Det kan vi behöva göra om det till exempel förekommer störningar i boendet, sena eller uteblivna hyresbetalningar eller skador i lägenheten. Vi kan också behöva lämna ut dina personuppgifter till omsorgsnämnden (socialnämnden) eller andra berörda myndigheter. Vi använder även ditt personnummer om det krävs för säker identifiering.

Vi kan komma att anlita personuppgiftsbiträde för behandling av dina personuppgifter. Det kan till exempel gälla en entreprenör som ska reparera något i din lägenhet, ett företag som tillhandahåller bredband eller el, ett inkassoföretag eller ett företag som sköter våra IT-system. Vi lämnar också ut dina personuppgifter när det följer av lag eller myndighetsbeslut. Om uppgifterna överförs till ett land utanför EU/EES, säkerställer vi att sådan överföring är laglig. Vid ansökan om andrahandsuthyrning kan dina personuppgifter användas för att fullgöra en rättslig skyldighet enligt hyreslagen.

Andra behandlingar av personuppgifter som vi utför är för statistik, systemtester, säkerhets-, marknads-, leverantörs- och kundanalyser. Därutöver behandlas personuppgifter i syfte att samla och analysera information om nuvarande kunder, leverantörer, intressenter och andra samarbetspartners av både generell och riktad karaktär. Personuppgifter kan även användas för kundundersökningar, inbjudningar till event/evenemang och för att besvara frågor samt i övrigt behandla dina frågor eller ärenden. Hedemorabostäder behandlar online identifikatorer som IP-/ MAC-adresser eller motsvarande som lämnas av webbplatsbesökare via cookies.

Kategorier av personuppgifter som är aktuella: namn, personnummer, adress, e-post, telefonnummer, användaruppgifter från Mina sidor och anläggningsnummer för el-, vatten- och värmeförbrukning samt loggar för elektroniska nyckelsystem och passagesystem. Vid ansökan om bostadsanpassning krävs även läkarintyg.

Elektroniska nyckelsystem

När du använder elektroniska nyckelsystem eller passagesystem för att komma in i våra bostäder, entréer, lokaler, förråd och garage hanterar vi dessa för att fullgöra vårt avtal mot dig som hyresgäst. Bokningsloggar och inpasseringsloggar behöver under en tid (maximalt 6 månader) sparas då de ligger till grund för fakturering av larm. Vi ska som hyresvärd motta faktura av vår leverantör och sedan vidarefakturera. Det måste finnas möjlighet för hyresgäst att bestrida fakturan och då måste det finnas tillgång till loggar. Vi kan komma att lämna ut de uppgifterna till Polisen vid en eventuell brottsutredning om det till exempel föreligger en rättslig förpliktelse att göra så.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Vi är ett kommunalt allmännyttigt bostadsföretag och omfattas av tryckfrihetsförordningens bestämmelser om allmänna handlingar (offentlighetsprincipen). Det innebär att vi bevarar allmänna handlingar i vårt arkiv. Allmänna handlingar är handlingar som skickas in till oss eller handlingar vi själva upprättar, till exempel hyresavtal, brev och intyg. Eftersom vi lyder under offentlighetsprincipen sparas registrerade personuppgifter hos oss i enlighet med de gallringsbeslut som gäller för bolaget och som finns i vår dokumenthanteringsplan. Gallringsbesluten innehåller information om när vi får gallra (ta bort) allmänna handlingar som bland annat innehåller dina personuppgifter. Dina personuppgifter sparas endast så länge som det är nödvändigt med anledning av våra åtaganden gentemot dig, gallringsbesluten och gällande lagstiftning.

Dina rättigheter

• Rätt att få tillgång till dina personuppgifter (registerutdrag). Du har rätt att få information om vilka personuppgifter vi hanterar om dig. Du kan begära en kopia av de uppgifter du skulle vilja veta och verifiera den information vi har om dig (rätten till registerutdrag). Kopian är gratis att begära. Undantag finns. Om en begäran är uppenbart ogrundad eller orimlig, särskilt på grund av dess repetitiva art, får den personuppgiftsansvarige antingen

• ta ut en rimlig avgift som täcker de administrativa kostnaderna för att tillhandahålla den information eller vidta den åtgärd som begärts, eller
• vägra att tillmötesgå begäran.

Din begäran ska innehålla sådana uppgifter om dig, t ex namn och personnummer, att vi kan säkerställa att vi lämnar ut uppgifterna till rätt person. Du kan därför behöva legitimera dig för att verifiera din identitet.

• Rätt till rättelse. Om dina personuppgifter är felaktiga eller ofullständiga, kan du begära att få dem rättade.
• Rätt att bli raderad (”rätten att bli bortglömd”) Du har rätt att begära radering av dina personuppgifter för de fall att personuppgifterna inte längre är nödvändiga för det syfte de blev insamlade för, om du återkallar ett samtycke eller om personuppgifterna har behandlats olagligt. Vi kan inte radera dina uppgifter om de utgör eller inryms i allmänna handlingar, där det föreligger ett lagstadgat krav på lagring eller är nödvändiga för att vi ska kunna utföra arbetsuppgifter där vår behandling av dina personuppgifter genomförs med stöd av de rättsliga grunderna rättlig förpliktelse, myndighetsutövning eller allmänt intresse. Inte heller om de ska tillgodose andra viktiga rättigheter som till exempel rätten till yttrande- och informationsfrihet. Om vi ej kan radera personuppgifterna på grund av lagstadgat krav på lagring, blockerar vi data som vi är skyldiga att spara, för att de inte ska kunna användas till andra syften än att uppfylla sådana legala skyldigheter.

• Rätt till begränsning av behandling. Du har i vissa fall rätt att kräva att behandlingen av personuppgifter begränsas. Med begränsning menas att uppgifterna markeras så att dessa i framtiden endast får behandlas för vissa avgränsade syften.
  
  

Du har rätt att kräva att behandlingen begränsas om något av följande alternativ är tillämpligt:

-  du bestrider personuppgifternas korrekthet, under en tid som ger den oss   möjlighet att kontrollera om personuppgifterna är korrekta,

-  behandlingen är olaglig och du motsätter dig att personuppgifterna raderas och istället begär en begränsning av deras användning,

- vi behöver inte längre personuppgifterna för ändamålen med behandlingen, men du behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara ett rättsligt anspråk,

- du har invänt mot behandlingen i enlighet med artikel 21.1 i dataskyddsförordningen 2016/679 i väntan på kontroll av huruvida våra berättigade skäl väger tyngre än dina berättigade skäl.

• Rätt till dataportabilitet. Du har rätt att få dina personuppgifter flyttade till annan personuppgiftsansvarig (t ex annat företag). En förutsättning är att personuppgifterna behandlas med stöd av ett samtycke från dig eller för att uppfylla ett avtal med dig och det gäller bara sådana personuppgifter som du själv har lämnat. Rätten till dataportabilitet gäller därför inte om behandlingarna av dina personuppgifter genomförs med stöd av de lagliga grunderna myndighetsutövning eller allmänintresse.

• Rätt till invändning av behandling. Rätten att invända gäller när personuppgifter behandlas för att utföra en uppgift av allmänt intresse, som ett led i myndighetsutövning eller efter intresseavvägning. Om du invänder mot behandlingen får vi endast fortsätta att behandla uppgifterna om det går att visa att det finns tvingande berättigade skäl till att uppgifterna måste behandlas som väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter eller om behandlingen sker för fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk. Du har alltid rätt att invända mot att dina personuppgifter används för direktmarknadsföring. Det innebär att om du inte vill att dina personuppgifter ska behandlas för marknadsföringsändamål, kan du när som helst meddela oss detta.

• Rätt till att motsätta sig automatiserad behandling. Du har rätt att motsätta dig ett beslut som enbart grundas på automatiserat beslutsfattande inbegripet profilering, vilket har rättsliga följder för dig eller på liknande sätt i betydande grad påverkar dig. Undantag finns.
  
  
• Rätt att återkalla samtycke. Om vår behandling av dina personuppgifter grundar sig på ditt samtycke, har du rätt att när som helst återkalla ditt samtycke.
  
  
• Klagomål. Om du är missnöjd med hur vi behandlar personuppgifter om dig, har du möjlighet att lämna klagomål till Datainspektionen. Datainspektionen är tillsynsmyndighet för behandling av personuppgifter. www.datainspektionen.se
  
  

Om du inte vill att dina personuppgifter ska behandlas för marknadsföringsändamål kan du när som helst meddela oss detta.

Begäran om registerutdrag och begäran att använda mina övriga rättigheter

Via denna e-tjänst kan du begära, med stöd av dataskyddsförordningens, EU 2016/679 GDPR (General Data Protection Regulation) artikel 15, registerutdrag om behandling av dina personuppgifter med information enligt förordningen hos personuppgiftsansvarig nämnd/bolag i Hedemora kommun. Du kan också göra en begäran att använda dina övriga rättigheter enligt artiklarna 16-22 GDPR.

Personuppgiftsansvarig ska på begäran utan onödigt dröjsmål, dock senast en månad efter att ha mottagit din begäran, lämna dig information om vilka åtgärder som vidtagits enligt artikel 15 GDPR och artiklarna 16-22 GDPR. Tiden får vid behov förlängas med ytterligare två månader med beaktande av hur komplicerad begäran är och antalet inkomna begäranden. Om en förlängning blir aktuell, kommer du att kontaktas av oss innan förlängningsperioden påbörjas.

Gör din begäran här

Hur skyddas dina personuppgifter?

AB Hedemorabostäder värnar om din integritet. Vi arbetar därför ständigt med att vidta alla lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder (t ex behörighetsbegränsningar) som i varje enskilt fall krävs för att skydda dina personuppgifter och i övrigt säkerställa att behandlingen sker enligt gällande lagstiftning.